Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem terminowego rozliczania podatków przed Urzędem Skarbowym. W dobie obligatoryjnego systemu KSeF proces ten uległ znacznej cyfryzacji, jednak nadal wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie dokumenty przekazywać do biura rachunkowego każdego miesiąca.
Jak przygotować miesięczny komplet dokumentów do księgowej? Biuro Rachunkowe Atena, zajmujące się prowadzeniem księgowości w Toruniu i okolicach, podpowiada, co warto przygotować, jakich terminów pilnować i w jaki sposób przekazywać dokumenty, aby miesięczne rozliczenie przebiegło sprawnie.
Lista dokumentów dla przedsiębiorcy, które należy przekazywać do biura rachunkowego
Sprawne prowadzenie księgowości zależy od terminowego dostarczania kompletu dokumentów. Całą dokumentację, którą generuje biznes, możemy podzielić na kilka grup: dokumenty sprzedażowe, kosztowe, bankowe oraz kadrowo-płacowe. Zakres potrzebnych dokumentów zależy jednak od rodzaju prowadzonej działalności i sytuacji przedsiębiorcy.
Dokumenty przychodowe (potwierdzające sprzedaż)
Dokumenty sprzedażowe potwierdzają sprzedaż dokonaną przez przedsiębiorcę w danym okresie i stanowią podstawę do jej prawidłowego ujęcia w księgowości. Należy dostarczyć:
- Faktury sprzedażowe – wystawione zgodnie z obowiązującymi zasadami, w tym faktury wystawiane w KSeF, jeśli dana transakcja podlega temu systemowi.
- Raport fiskalny dobowy oraz raport miesięczny – jeśli w firmie znajduje się kasa fiskalna.
- Zestawienia sprzedaży bezrachunkowej – w przypadku, gdy prowadzona jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych bez użycia kasy.
Dokumenty kosztowe (potwierdzające wydatki)
Dokumentują wydatki związane z prowadzoną działalnością i mogą stanowić podstawę ujęcia kosztu podatkowego lub odliczenia VAT, jeśli spełniają wymagane warunki.
- Faktury kosztowe – np. za zakup towarów, media czy najem, które pobierane są z KSeF lub które otrzymuje się w formie tradycyjnej.
- Faktury za paliwo i opłaty eksploatacyjne – związane z pojazdami firmowymi lub prywatnymi użytkowanymi w działalności.
- Rachunki i paragony dokumentujące drobne wydatki służbowe (np. opłaty za autostrady czy parkingi).
Dokumentacja bankowa i kadrowa
Dopełnieniem miesięcznej paczki są dokumenty potwierdzające przepływy finansowe oraz rozliczenia z ludźmi:
- Miesięczny wyciąg bankowy ze wszystkich kont firmowych (najlepiej w formacie PDF).
- Umowy cywilnoprawne (umowy zlecenie i o dzieło) zawarte w danym miesiącu wraz z rachunkami.
- Listy obecności i dokumentacja związana z urlopami, jeśli jest prowadzona obsługa kadrowo-płacowa.
Checklista: Miesięczna paczka dokumentów dla księgowej
☐ Wszystkie faktury sprzedażowe oraz dokumenty korygujące
☐ Raport fiskalny za ubiegły miesiąc (jeśli masz kasę fiskalną)
☐ Wszystkie faktury kosztowe (paliwo, media, zakupy firmowe)
☐ Wyciąg bankowy w formacie PDF za pełny miesiąc
☐ Nowo zawarte umowy cywilnoprawne i rachunki do nich
☐ Potwierdzenia zapłaty podatków i składek ZUS (jeśli są opłacane z innego konta) – przydatne księgowej, jeśli biuro rachunkowe nie ma dostępu do odpowiednich danych.
Jakie dokumenty mogą być dowodem księgowym?
Zgodnie z polskimi przepisami prawa, każdy zapis w ewidencji musi mieć oparcie w rzetelnym dowodzie. Co dokładnie uznaje się za poprawny dowód zakupu lub sprzedaży?
Oto najczęstsze przykłady dokumentów księgowych, które należy gromadzić:
- Faktura VAT (oraz każda faktura korygująca) – najpopularniejszy dokument w obrocie gospodarczym.
- Paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł może stanowić fakturę uproszczoną. W przypadku większych zakupów warto zadbać o otrzymanie faktury zawierającej dane nabywcy, a dokumentację każdego wydatku przechowywać zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danej formy rozliczenia. Sam paragon bez danych pozwalających zidentyfikować nabywcę nie zawsze będzie wystarczającą podstawą do ujęcia wydatku w księgowości.
- Dowód wewnętrzny (DW) – dokument wystawiany przez przedsiębiorcę np. na zakup produktów rolnych lub opłatę za przejazd taksówką, gdy nie ma możliwości uzyskania faktury.
- Dowody odpraw celnych (SAD, PZC) – przy imporcie towarów z krajów spoza Unii Europejskiej.
- Noty księgowe – stosowane przy rozliczeniach bezpodatkowych (np. kary umowne, ubezpieczenia).