Dokumenty księgowe za poprzedni miesiąc powinny trafić do biura rachunkowego odpowiednio wcześnie, aby księgowa zdążyła je zaksięgować, sprawdzić i przygotować rozliczenia. Nie ma jednak jednego ustawowego terminu, który obowiązywałby wszystkie firmy. Konkretna data wynika z zasad ustalonych z biurem rachunkowym.
Trzeba przy tym pamiętać o terminach rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS. To one wyznaczają najpóźniejszy moment, w którym zobowiązania firmy muszą zostać uregulowane.
Do kiedy przekazać dokumenty do biura rachunkowego?
Biura rachunkowe często ustalają własny termin przekazywania dokumentów za poprzedni miesiąc, przypadający na jego pierwszą część. Przykładowo dokumenty za wrzesień mogą być przyjmowane na początku października.
Nie oznacza to jednak, że 5. czy 10. dzień miesiąca jest ustawowym terminem dla przedsiębiorcy. Decydujące są ustalenia z konkretnym biurem, dlatego warto sprawdzić umowę lub przyjęte zasady współpracy.
Wcześniejsze przekazanie dokumentów daje księgowości czas na ich weryfikację. Jeżeli brakuje faktury, na dokumencie znajduje się błąd albo dana transakcja wymaga dodatkowych informacji, można wyjaśnić sprawę przed przygotowaniem rozliczenia.
Jakie terminy podatkowe trzeba uwzględnić?
| Rozliczenie | Termin |
|---|---|
| Składki ZUS | co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca |
| Zaliczka na PIT | do 20. dnia następnego miesiąca |
| Ryczałt | do 20. dnia następnego miesiąca |
| Zaliczka na CIT | do 20. dnia następnego miesiąca |
| JPK_V7 | do 25. dnia następnego miesiąca |
Przy planowaniu przekazywania dokumentów należy wziąć pod uwagę terminy rozliczeń podatkowych i składek. Dla wielu przedsiębiorców najważniejsze są:Są to terminy rozliczeń z właściwymi instytucjami, a nie terminy przekazania dokumentów księgowej. Biuro rachunkowe musi otrzymać dokumentację wcześniej, aby zdążyć przygotować rozliczenie.
Co zrobić, jeśli dokumenty zostaną przekazane po terminie?
Jeżeli nie uda się dotrzymać terminu ustalonego z biurem, najlepiej poinformować księgowość i przesłać brakujące dokumenty jak najszybciej.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów wpływających na rozliczenie VAT, przychody firmy czy dokumentację pracowniczą. Księgowa może wtedy sprawdzić, czy dokument można uwzględnić w przygotowywanym rozliczeniu i czy potrzebne są dodatkowe działania.
Nie warto czekać z przekazaniem dokumentów do dnia zapłaty podatku. Na tym etapie rozliczenie powinno być już przygotowane.
KSeF a przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego
Obowiązkowy KSeF zmienia sposób obiegu faktur, ale nie oznacza, że przedsiębiorca nie musi już przekazywać żadnych dokumentów księgowości.
Jeżeli biuro ma odpowiednie uprawnienia, faktury znajdujące się w KSeF może pobierać bezpośrednio z systemu. W firmie nadal mogą jednak pojawiać się inne dokumenty i informacje potrzebne do rozliczenia, których księgowość nie otrzyma automatycznie z KSeF.
Przy rozpoczęciu współpracy warto więc ustalić:
- które dokumenty biuro pobiera samodzielnie,
- które należy przesyłać,
- z jakiego systemu lub kanału korzystać,
- do którego dnia dokumenty powinny być dostępne dla księgowości.
Jak przekazywać dokumenty do biura rachunkowego?
Dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie – np. przez panel klienta, aplikację, program księgowy lub pocztę elektroniczną. Jeżeli biuro dopuszcza dokumentację papierową, można dostarczać ją również osobiście.
Najważniejsze jest ustalenie jednego, uporządkowanego sposobu obiegu. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie przesłać dokument, jaki jest termin i czy dodatkowo trzeba poinformować księgową o konkretnej transakcji.
Co przedsiębiorca otrzymuje od biura rachunkowego?
Współpraca z księgowością działa w obie strony. Po przygotowaniu miesięcznych rozliczeń przedsiębiorca powinien otrzymać informacje potrzebne do terminowego wykonania swoich obowiązków.
W zależności od zakresu usług mogą to być:
- kwoty podatku PIT, CIT lub ryczałtu do zapłaty,
- wysokość VAT,
- kwota składek ZUS,
- terminy płatności,
- dane potrzebne do wykonania przelewów,
- informacje o brakujących dokumentach lub konieczności wyjaśnienia transakcji.
Szczegółowy zakres przekazywanych informacji powinien wynikać z ustaleń z biurem rachunkowym.
Zmiana biura rachunkowego – kiedy przekazać dokumentację?
Zmiana księgowości wymaga przekazania nowemu biuru danych potrzebnych do zachowania ciągłości rozliczeń. Nie chodzi wyłącznie o dokumenty z ostatniego miesiąca.
W zależności od sytuacji firmy mogą być potrzebne m.in. bieżące ewidencje i rejestry VAT, informacje dotyczące rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym, dokumentacja środków trwałych oraz dokumenty kadrowo-płacowe.
Przed zmianą biura najlepiej poprosić nową księgowość o indywidualną listę wymaganych dokumentów. Dzięki temu można odpowiednio wcześnie zwrócić się do poprzedniego księgowego o potrzebną dokumentację.
Terminy przekazywania dokumentów w Biurze Rachunkowym Atena
Biuro Rachunkowe Atena w Toruniu obsługuje przedsiębiorców w zakresie bieżącej księgowości i rozliczeń podatkowych. Dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie lub w sposób ustalony indywidualnie z biurem.
Przy rozpoczęciu współpracy klient otrzymuje informacje dotyczące organizacji obiegu dokumentów, w tym terminu ich przekazywania. Pozwala to dopasować sposób pracy do rodzaju działalności i zakresu obsługi.
Jeżeli szukasz biura rachunkowego w Toruniu lub rozważasz zmianę obecnej księgowości, skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Atena.